MEINE PERSÖNLICHEN ERFAHRUNGEN IN AKTIVER STEUERBERATUNG

Kanzlei-Organisation

In meiner aktiven Zeit als Partner und Geschäftsführer einer mittelgroßen Steuerberatungsgesellschaft mit angeschlossener Wirtschaftsprüfungsgesellschaft im Großraum Köln-Bonn-Koblenz habe ich besonderen Wert gelegt auf:

optimale Kanzleiorganisation und überdurchschnittliche betriebswirtschaftliche Ergebnisse
motivierte und engagierte Mitarbeitende mit besten leistungsorientierten Vergütungen und Berücksichtigung persönlicher und familiärer Wünsche
nachhaltige Mandantenstruktur mit generationenübergreifender Begleitung

Damit ist es mir mit meinen Partnern und Mitarbeitenden als Kanzlei gelungen, bei der DATEV eG bei der Auswertung der üblichen Rentabilitätskennziffern vergleichbarer Kanzleien unter den Top 10 zu landen.

NEUAUSRICHTUNG

Als unabhängiger Beratungsexperte arbeite ich Hand in Hand mit Fachkolleginnen und -kollegen aus diversen Bereichen. Unser Ziel? Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei der Optimierung ihrer Kanzleiorganisation zu unterstützen.

Ein Hauptaugenmerk meiner Beratung liegt auf der IT-gestützten Mitarbeiter-Zeiteinsatz-Planung. Nach sorgfältiger Analyse des aktuellen Organisationszustands und der Ziele der Kanzleien, betrachten wir dieses Instrument als Schlüsselfaktor für eine effektive Kanzleileitung.

Nach dem Ausscheiden aus der aktiven „normalen Steuerberatung“ konzentriere ich mich auf:

Beratung und Coaching von Kanzlei-Führungskräften
Vergleich der am Beratermarkt tätigen Software-Anbietern mit den Schwerpunkten
Mitarbeiter-Zeiteinsatz- und Mitarbeit-Entwicklungs-Planung

Kanzlei-Organisation

Verschaffen Sie sich einen Überblick

Zentrale Frage

Moderne Kanzleiführung

Features & Tipps

Anforderungen an den Markt

Die zentrale Frage für jede Kanzlei

WAS IST WICHTIG? WAS IST DRINGEND?

ALLES – aber mit System

Einkommensteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer, Bilanzen, Einnahmen-Überschuss-Rechnungen, Wirtschaftsprüfungen, Sonderprüfungen, Zwischenabschlüsse, Budgetplanung, Kostenrechnung, Controlling, Grundsteuer, Grunderwerbsteuer, Wachstumschancengesetz, MoPeG, Businesspläne, Umsatzsteuer-Voranmeldungen, TÄGLICH, Unternehmens-Entwicklung, Unternehmens-Finanzierung, Heizungsgesetz, Reporting, Erbrecht, MONATLICH, Erbschaftsteuerrecht, Nachfolgeplanung, Finanzbuchhaltung, Lohnbuchhaltung, Strategieberatung, SOFORT, Mitarbeiter-Akquise, Mitarbeiter-Fortbildung, VIERTELJÄHRLICH, Mitarbeiter-Vergütung, Stiftungen, Vereine, Kapitalgesellschaften, Personengesellschaften, AM BESTEN GESTERN, Mitarbeiter-Gewinnbeteiligung, Mitarbeiter-Benefits, Steuerprüfungen, Sozialversicherungsprüfungen, Start-up-Beratungen, Mandanten-Gewinnung, JÄHRLICH, Mandanten-Informationen, Mandanten-Bindung, HEUTE NOCH, Cyberkriminalität, Geldwäschegesetz, Kanzlei-Marketing, Kanzlei-Homepage, Software-updates, Fachliteraturstudium, Fördermittelrecherche, Fördermittelbeantragung, PV-Anlagen, Coronahilfen, IRGENDWANN MAL, Überbrückungshilfen.

DIE AUFLISTUNG IST LÄNGST NICHT VOLLSTÄNDIG!

WER HAT WIRKLICH DEN EXAKTEN ÜBERBLICK?
MITARBEITENDE, KANZLEI-CHEFS, PARTNER
ODER KEINER?

EINE INTELLIGENTE PLANUNGS-SOFTWARE UND
KONSEQUENTE KANZLEI-FÜHRUNG SIND ALTERNATIVLOS

Moderne Kanzleiführung – Planung statt Blindflug

Ziele definieren – Nutzen erkennen – Entscheidungen treffen

Eigentlich wollen wir doch irgendwie alle das Gleiche: Digitalisierung der technischen Abläufe, einen modernen und teamorientierten Führungsstil und motivierte und zufriedene Mitarbeiter. Das Ziel ist, die betriebswirtschaftlichen Ergebnisse zu verbessern und unsere Kanzleien zukunftssicher zu gestalten. Doch wie sieht es in der Praxis aus? Tun wir das, was wir als sinnvoll und notwendig erkennen oder verschieben wir wichtige Entscheidungen? Mitarbeiter-Zeiteinsatz-Planung und Mitarbeiter-Entwicklung sind die wichtigsten Aufgaben in der Führung von Unternehmen.

„MANAGEMENT IST DIE SCHÖPFERICHSTE ALLER KÜNSTE –
DIE KUNST, TALENTE RICHTIG EINZUSETZEN!“
Robert McNamara

Ich möchte aber einem weit verbreiteten Irrtum, der da lautet: „Digitalisierung ist im wesentlichen IT-Sache“, widersprechen. Tatsächlich ist die digitale Transformation einer Kanzlei Chefsache und Teil eines umfassenden Change-Management-Prozesses.

„OFTMALS WISSEN MENSCHEN NICHT, WAS SIE WOLLEN,
BIS MAN ES IHNEN ZEIGT!“
Steve Jobs

Die Einführung eines modernen Planungstools in der Kanzlei ist alternativlos!
Wo will die Kanzlei in 3, 6 oder 10 Jahren stehen?

Führung ist Chefsache! Sie tragen die Verantwortung für Auswahl des geeigneten IT-Werkzeugs zur Umsetzung von Zielen!
Anfängliche Widerstände beruhen auf Missverständnissen und Irrtümern.
Der nachhaltige Nutzen für Mitarbeitende und Kanzleien überwiegt gegenüber anfänglichen Investitionskosten und laufendem Aktualisierungsaufwand.

Als Basis reicht nach der 20:80 Pareto-Formel vielfach zunächst die Fokussierung auf die Planung nach:
WER (Mitarbeiter)
macht WANN (Zeitfenster/Zeitbudget)
WAS (Aufgabe)
und WIE ist der Status (offen > in Arbeit > abgeschlossen > fakturiert)?

Feinjustierungen, Berücksichtigung von teilfertigen Arbeiten, integrierte Umsatzplanung, Zuordnung von Ist-Bearbeitungszeiten, detaillierte Work-Flow-Planungen können bei Bedarf nachträglich integriert werden.

„DONE IST BETTER THAN PERFECT.“
Mark Zuckerberg

ZUKUNFT GESTALTEN

Sie werden begeistert sein, mit welcher Gelassenheit Sie die Zukunft Ihrer Kanzlei angehen können. Drohende Umsatzrückgänge durch Digitalisierungseffekte, Wegfall von Vorbehaltsaufgaben und die Konkurrenz von Berufsfremden sind vielfach absehbar.

Die Erweiterung von Beratungsfeldern bietet riesiges Potenzial

wie ganzheitliche Unternehmer- und Unternehmensberatung,
insbesondere Start-up-Beratungen,
betriebswirtschaftliche Beratungen und Nachfolgeberatungen.

Eine vorausschauende Mitarbeiter-Entwicklungs-Strategie und intuitive Mitarbeiter-Zeiteinsatzplanung zeigen Ihnen die Wege zum Ziel.

Features & Tipps

Strategische Kanzleiführung

Diese W-Fragen sollte Ihnen Ihre Software zur Strategischen Planung in übersichtlicher Form beantworten!

WANN?
Zeitliche Verfügbarkeit, Start und Frist, bei Bedarf aufgesplittet nach Teilaufgaben (Abhängigkeiten einzelner Teilaufgaben/Mitarbeiter zueinander).

WAS?
Unterschiedliche Aufgaben/-Serien (Fibu, Lohn, Jahresabschluss/-Prüfung, Steuererklärung, Beratung, interne Organisation u.v.a.m.

Für WEN?
Mandanten (Gruppen, Niederlassungen), eigene Kanzlei.

Mit WELCHEM Zeitbudget?
Schätzung basierend auf Vorjahreswerten, Branchen- und größenabhängigen Kriterien oder sonstigen Erfahrungswerten.

WER?
Mitarbeiter mit unterschiedlichen Qualifikationen, Arbeitszeitmodellen, Abwesenheiten wegen Urlaub, Weiterbildung oder Elternzeit.

Einfaches - aber wirksames Controlling

Erfolg ist planbar!

Die Komplexität von Aufgabenstellungen und Situationen sowie denkbaren Lösungsmöglichkeiten kompliziert darstellen kann fast jeder. Man könnte – man sollte – man müsste: und die Entscheidungen werden vertagt! Ihre Problemlösungen sollten nicht aufwendiger sein als die erzielten Resultate.

IDW PS 240 – Das sagt die Berufsaufsicht
(Institut der Wirtschaftsprüfer – Aussagen gelten analog für Steuerberater) Personell sind Mitarbeiter unter Berücksichtigung ihrer zeitlichen Verfügbarkeit sowie ihrer Fähigkeiten und Kenntnisse (Skills) auszuwählen und den Prüffeldern (Aufgaben) zuzuordnen. Zeitlich sind dabei Anfangs- und Endtermin der Aufgabe sowie die Reihenfolge der Tätigkeiten einschließlich der jeweiligen Zeitvorgaben zu planen.

DAS Credo eines jeden Steuerberaters und Wirtschaftsprüfers. Aber warum eigentlich nur den Mandanten zu mehr Wirtschaftlichkeit verhelfen? Mit einer maßgeschneiderten Software entdecken Sie das umfassende Entwicklungspotenzial Ihrer Kanzlei und schaffen sich mehr Freiraum für Beratung, unabhängig von der Größe, Struktur sowie Tätigkeitsschwerpunkten.

Läuft Ihnen auch ständig die Zeit davon? Keine Zeit für mehr Mandate und größeren Erfolg? – bei gleichem Zeitaufwand!

Ihre Lohnsachbearbeiterin teilt Ihnen am Montag mit, dass sie wegen eines Unfalls mindestens drei Wochen ausfällt. Ihr angestellter Steuerberater legt Ihnen sein Kündigung zum Quartalsende vor und weist darauf hin, dass er noch seinen (Rest-)Urlaub nehmen und sich bereits nächste Woche verabschieden wird. Die laufende Betriebsprüfung bei einem der wichtigsten Mandanten erfordert Überstunden und das nächste Wochenende ist auch schon versaut – ausgerechnet jetzt klopft auf Empfehlung ein neues interessantes Neumandat an, das Sie auf keinen Fall ablehnen möchten!

Unerwartete Einflussfaktoren erfordern kurzfristige Entscheidungen!

Perfekte Planung schafft Vertrauen und Wertschätzung

Wäre es nicht toll, wenn Ihre Mitarbeitenden sagen könnten: „Endlich habe ich klare Rahmendaten, kann aber weitestgehend meine Aufgaben und Termine selbst festlegen. Ich selbst entscheide, wann ich was erledige, Urlaube und Weiterbildungsmaßnahmen plane und mich mit Kollegen abstimme. Unsere Mandanten finden es toll, dass ich als verantwortlicher Kanzleimitarbeiter mit ihnen gemeinsam Termine abstimme, ohne jedes Detail vom Chef absegnen lassen zu müssen“.

Mehr Vertrauen – weniger Kontrolle – kurze Entscheidungswege!

Ein Muss: Das Frühwarnsystem

Mal Hand aufs Herz

Das Verpassen wichtiger Fristen und Termine ist nicht nur peinlich, sondern auch teuer! Sie alle kennen die Folgen: Zeitverluste und Stress, Verspätungs- sowie Säumniszuschläge, Verzugszinsen usw. bis hin zu Schadensersatzverpflichtungen und Mandatsverlusten.

Fristüberschreitungen gehören der Vergangenheit an

Start- und Fertigstellungstermine (Fristen) für geplante Aufträge sollten sowohl dem Chef, dem Planungsverantwortlichen/Teamleiter sowie dem zuständigen Mitarbeiter jederzeit und übersichtlich in Gesamt- und Detailplänen transparent dargestellt werden können.

KI sollte frühzeitig auf drohende Fristüberschreitungen hinweisen und muss Lösungswege anbieten!

Umstände, die die fristgerechte Fertigstellung beeinflussen, sollten frühzeitig angezeigt werden. Wenn also zu erwarten ist, dass der zuständige Mitarbeiter unter Berücksichtigung seiner regulären Arbeitszeit, seiner sonstigen Fixtermine, Urlaubsabwesenheit, anstehender Seminare etc. die selbst gesetzte Frist nicht erreichen kann! Dann müssen Lösungswege angeboten werden, indem Ihnen direkt aufgezeigt wird, welcher Mitarbeiter alternativ übernehmen kann etc. …

Über den Tellerrand schauen

Gezielt zukunftsweisende Entscheidungen treffen

Forecasts (Prognosen) jederzeit für Folgejahre nutzen! So entspannt ist der vorausschauende Blick in die Zukunft möglich.

Transparent und unkompliziert die Chancen der Digitalisierung nutzen

Alle einmal erfassten Mandanten- und Mitarbeiterstammdaten, insbesondere aber alle einmal erfassten Aufgabenserien können jederzeit rollierend auf zukünftige Jahre fortgeschrieben werden. Auf Knopfdruck! Mit jeder Aktualisierung werden zwischenzeitlich eingetretene Änderungen (Mitarbeiter, Zeiten, Honorare, Mandatszu- und -abgänge) automatisch angepasst.

Proaktive Mitarbeiterentwicklung, statt Personalsuche auf den letzten Drücker

Umstellungen von Mandantenbuchhaltungen von Papier auf Digital, die notwendige/dringend angeratene Ausweitung des Geschäftsfelds betriebswirtschaftliche Beratung und weitere Einflüsse des digitalen Wandels auf die Kanzleiwirklichkeit machen die permanente Weiterqualifizierung von Mitarbeitern zu einem entscheidenden Erfolgsfaktor.

Der schnelle Überblick für den Chef

Maßgeschneiderte Übersichten schaffen Sicherheit für die Entscheidungsfindung

Grafische Darstellung der Kanzleisituation
Über- und Unterauslastungen von Mitarbeitern
Erledigungsstatus aller Aufgaben
Drohende Fristüberschreitungen
Realisierte Fristüberschreitungen

Übrigens: die Transparenz einer guten Software …

minimiert die Kosten bei Zertifizierungen nach DIN ISO 9001:201
verbessert die Kanzleibewertung in Beteiligungs- oder Übertragungsfällen
schafft Vertrauen bei der Partner- und Mitarbeitersuche
ist Ihr zukünftiges, unschlagbares Argument für die nachhaltige Bindung Ihrer/neuer Mandanten

Die Planungsübersicht

ALLE Mandanten, ALLE Mitarbeiter, ALLE Tätigkeiten und Aufgaben,

ALLE Planzeiten mit Statusangabe offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen,

ALLE arithmetisch ermittelten oder vereinbarten Honorare,

ALLE Urlaubs- und Weiterbildungs- sowie sonstige Abwesenheitszeiten,

ALLE verplanbaren, davon verplanten Arbeitszeiten und auch die Unter- oder Überauslastungen werden angezeigt, optional kombiniert oder selektiert für die Kanzlei, einzelne Mitarbeiter oder Tätigkeiten für das Jahr, einzelne Monate oder Wochen. Mehr Transparenz geht nicht mit einem Klick!

Heiligabend und Silvester kommen jedes Jahr plötzlich und unerwartet. Für Sie auch?

Planung sollte Schluss machen mit unerwarteten Engpässen und schenkt Ihnen entspannte Zeiten!

Rentabilitätsrechnung: Wohin steuert die Kanzlei

Verknüpfung der Zeit-Einsatzplanung (Plan- und Ist-Zeiten für Aufgaben und Serien) mit einer Rentabilitätsplanung und permanentem Soll-Ist-Abgleich der vereinbarten Erlöse und/oder Planerlösen (Zeit multipliziert mit hinterlegten individuellen Stundenverrechnungssätzen) mit budgetierten und tatsächlich aufgewendeten ARBEITSZEIT-Kosten.

„Machen wir die richtigen Dinge? Und machen wir die Dinge richtig?“ Soll heißen: Setzen wir die richtigen Schwerpunkte? Und bearbeiten diese dann effizient?

Automatisierte Analysen auf Mandanten-, Aufgaben- und/oder Mitarbeiterebene sollten in Echtzeit kritische und unerwartete Ergebnisse zeigen!

Fakten statt Bauchgefühl. Erlöse sichern. Mehr Zeit für Beratung!

So treffen Sie sichere Entscheidungen zur Workflow-Optimierung, Mitarbeiterentwicklung, zu Honoraranpassungen, aber auch zur Anpassung der Kanzlei-Leistungsangebote. Sie bestimmen nicht nur selbst, sondern auch bestens abgesichert, wohin IHRE Kanzlei zukünftig steuert!

Anforderungen an den Markt

Plant Ihr schon – mit Excel oder schon richtig digital?

Als unabhängiger Beratungsexperte arbeite ich Hand in Hand mit Fachkolleginnen und -kollegen aus diversen Bereichen. Unser Ziel? Steuerberater und Wirtschaftsprüfer bei der Optimierung ihrer Kanzleiorganisation zu unterstützen.

Ein Hauptaugenmerk meiner Beratung liegt auf der IT-gestützten Mitarbeiter-Zeiteinsatz-Planung. Nach sorgfältiger Analyse des aktuellen Organisationszustands und der Ziele der Kanzleien, betrachten wir dieses Instrument als Schlüsselfaktor für eine effektive Kanzleileitung.

Um unsere Expertise kontinuierlich zu erweitern, möchten wir uns ein detailliertes Bild über aktuelle Softwarelösungen und deren Praxistauglichkeit machen.

Teilen Sie Ihre Erfahrungen!

Wir laden Sie – geschätzte Kolleginnen und Kollegen – ein, Ihre Erfahrungen mit uns zu teilen:

1. Tool-Nutzung und Entscheidungsgrundlage:
a. Nutzen Sie bereits ein Tool für die Mitarbeiter-Zeiteinsatz-Planung? Falls nein, warum nicht?
b. Wie wurden Sie auf Ihr gewähltes Tool aufmerksam?
2. Software und Schnittstellen:
a. Welche Planungssoftware setzen Sie ein?
b. Welche Kanzleisoftware verwenden Sie und wie effizient sind Schnittstellen und Datentransfers? (z.B. Agenda, Datev, Zenit)
3. Erfahrungen mit Anbietern:
a. Wie war der erste Eindruck bei der Präsentation durch den Softwarepartner?
b. Wie wurden Sie und Ihr Team auf die Implementierung in der Kanzlei vorbereitet?
c. Sind Sie zufrieden mit der Umsetzung?
d. Wie empfinden Sie den Support und die Möglichkeit, „Vor-Ort-Schulungen“ zu buchen?
e. Entspricht die Software Ihren Erwartungen und den Versprechen des Anbieters?
f. Haben Sie das Gefühl, dass der Softwareanbieter die spezifischen Abläufe Ihrer Kanzlei versteht und berücksichtigt?
g. Sind Vorschläge für neue Features willkommen und werden diese zeitnah integriert?
4. Feedback und Veränderungen:
a. Was vermissen Sie bei Ihrer aktuellen Lösung?
b. Haben Sie bereits einen Softwareanbieter für die Mitarbeiter-Zeiteinsatzplanung gewechselt? Wenn ja, warum?

BITTE DIE VORSTEHENDEN FRAGEN NICHT ALS ZWINGENDEN ARBEITSKATALOG VERSTEHEN!

Das sind nur einige Fragen, deren Beantwortung hilfreich sein können, um – faktenbasiert – zielführende Hilfestellungen geben zu können. Jede Kommentierung ist willkommen, auch wenn nur einzelne Aspekte beleuchtet werden!

Ihre Antworten werden garantiert vertraulich behandelt, wenn Sie die Kommunikation mit mir direkt über meine persönliche E-Mail-Adresse: info@werner-euskirchen.de führen. Gerne rufe ich Sie auf Wunsch auch zurück!

Ich bin aktuell mit keinem Softwareunternehmen rechtlich oder wirtschaftlich verbunden!

Organisationsberatungen erfolgen ausschließlich gegen vorher getroffene Honorarvereinbarungen zwischen Kanzleiverantwortlichen und mir!

Wenn Sie das Ergebnis dieser Umfrage – natürlich in anonymisierter Form – erfahren möchten, teilen Sie uns Ihre Kontaktdaten bitte mit. Damit erhalten Sie einen ersten Überblick über das, was Kolleginnen und Kollegen an positiven oder weniger erfreulichen Erfahrungen gemacht haben.

Ich freue mich sehr auf Ihre/Eure Mitwirkung und Unterstützung!

Danke und bleibt gesund!

Werner Euskirchen
Kanzleiberater

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Die zentrale Frage für jede Kanzlei

Moderne Kanzleiführung – Planung statt Blindflug

Features & Tipps

Anforderungen an den Markt

Teilen Sie mir gerne Ihre Erfahrungen mit und auf Wunsch melde ich mich bei Ihnen